Não é segredo que um dos motivos de muitas pessoas não aceitarem o cargo de sindico, é por não quererem condôminos batendo em suas portas, ou em seus interfones, para fazerem solicitações ou reclamações diversas. Veja algumas dicas para melhorar a comunicação entre síndico e condôminos.
Definir os canais de comunicação entre síndicos e condôminos
Uma das melhores formas de evitar problemas futuros é definir quais canais serão escolhidos para fazer a comunicação com o síndico. Isso auxilia que o síndico consiga acompanhar as demandas de forma rápida e eficaz.
Para que os condôminos tenham clareza de como se comunicar, é importante que no dia da eleição de síndico, sejam estabelecidos os método de comunicação. Além disso, outro fator crucial é escolher formas de comunicação que não causem incomodo ou constrangimento para nenhuma das partes.
Alguns canais de comunicação
O mais tradicional é o livro de ocorrências, onde qualquer condômino pode se manifestar, solicitando ou reclamando o que julgar ser necessário ou de direito. Essa forma de comunicação é interessante pois mantêm registradas todas as queixas e sugestões, facilitando caso seja necessária uma consulta futura.
Ainda, pode também fazer uso de cartas, que inclusive podem ser protocoladas, quando deixadas na portaria. Porém esta forma dificulta o controle, já que serão vários papéis soltos.
Com o advento das novas tecnologia, muitos condomínios tem optado por usar e-mail, WhatsApp ou mesmo aplicativos do próprio condomínio. Contudo, essas novas formas também exigem um acordo entre síndicos e condôminos, já que receber mensagens em seu telefone durante determinados horários pode ser bastante inconveniente.
Qual canal de comunicação escolher?
Cada condomínio tem suas particularidades, por esta razão vale a pena que esta definição seja feita em assembléia. Desta forma, todos elegem o melhor método e já ficam cientes de como devem usá-lo.
Outro fator definidor para melhorar a comunicação entre síndico e condôminos é que se defina um tempo de resposta para as solicitações. Caso a solicitação demande um tempo maior que o acordado para ser respondida, cabe ao síndico informar que está tratando o assunto e alinhar outro prazo para se posicionar sobre o assunto. Assim ele evitará insatisfações e constrangimentos.
E no seu condomínio quais são os canais de comunicação? Comente nos contando como é no seu condomínio!
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