A gestão do condomínio necessita de uma boa preparação e acompanhamento das ações cotidianas para que se evitem problemas e discussões desnecessárias.
Existem alguns erros que costumam ocorrer com mais frequência em condomínios de diferentes tipos e tamanhos. Conhecer quais são essas situações e como fazer para evita-las pode tornar a administração condominial mais eficiente e tranquila.
7 erros comuns de gestão do condomínio
1. Desrespeito às normas internas e a legislação
A gestão do condomínio deve obedecer a várias regulamentações internas e também seguir o que diz a legislação sobre o assunto.
Por descuido, inexperiência e até má fé, condomínios, síndicos e conselheiros são, frequentemente, acusados de infringir as normas internas ou leis específicas. Conhecer a convenção e o regulamento interno, as decisões de assembleias anteriores e as normas definidas por leis é pressuposto básico para uma boa administração.
2. Descumprir questões fiscais e trabalhistas
Outra fonte de dores de cabeça e prejuízos para os condôminos diz respeito a multas e processos decorrentes de inadimplência quanto a impostos ou não cumprimento de questões trabalhistas.
A grande quantidade de detalhes técnicos que envolvem o cumprimento das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias pode levar ao erro uma gestão inexperiente ou desorganizada.
3. Descontrole financeiro
Além da prestação de contas, o síndico deve fazer um acompanhamento minucioso das despesas e organizar corretamente o fluxo de caixa do condomínio.
Recursos modernos como a contabilidade digital auxiliam o síndico e os conselheiros na realização de uma gestão mais eficiente e segura dos recursos.
4. Não manter organizada a documentação do condomínio
Uma gestão descuidada ou bagunçada pode levar à perda de documentos importantes e até receber multas por não possuir os registros e comprovantes adequados.
A gestão do condomínio compreende também o registro, manuseio, guarda e preservação de inúmeros documentos que devem ser catalogados e mantidos organizados de maneira fácil e transparente.
5. Falhas de comunicação
Como em qualquer grupo humano, o funcionamento harmonioso do condomínio depende da qualidade da comunicação interna.
Muitos problemas e discussões poderiam ser evitados se a comunicação fosse tema de preocupação de quem capitaneia a administração.
Questões como a forma como a comunicação é realizada, os canais de divulgação, a clareza das informações é tão importante quanto aquilo que está sendo comunicado.
6. Manutenção falha ou inadequada
Relaxar na programação da manutenção preventiva ou economia em excesso na hora de reparar estruturas e equipamentos geralmente causam grandes problemas.
O planejamento dos reparos e manutenções é fundamental para se preparar as finanças, solicitar orçamentos e preparar os condôminos.
Na ânsia em diminuir custos, muitas vezes a qualidade é deixada de lado, provocando a utilização de produtos ou serviços que logo necessitarão novas trocas.
7. Obras sem autorização
A realização de obras no condomínio necessita da autorização em assembleia. Porém, nem sempre esta regra é observada, levando a grandes discussões internas.
Dependendo da convenção, é possível que alguns tipos de obras emergenciais possam ser providenciados pelo síndico sem precisar esperar pela realização da reunião.
Recomenda-se discutir em assembleia que tipos de situações podem ser considerados exceções e a criação de um calendário de reformas e reparos.
A gestão do condomínio deve ser realizada de maneira profissional e cuidadosa, evitando desperdícios, problemas legais e buscando atender as necessidades dos condôminos.
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