Você já ouviu falar sobre o Planejamento Estratégico? O método nada mais é do que um plano de ação para atingir metas e objetivos pré-estabelecidos em um determinado período de tempo.
Como posso adotar o planejamento estratégico no condomínio e quais as vantagens?
Estabelecer um planejamento estratégico no condomínio faz com que o trabalho do (a) síndico (a) atenda aos principais objetivos da gestão, otimizando os seus esforços e trazendo consequências positivas que irão perdurar ao longo dos anos. Ao traçar metas claras, há um maior controle sobre as finanças, obras futuras e, como consequência, uma melhoria na administração como um todo.
Sem um plano estratégico do condomínio, você como síndico (a) pode enfrentar desafios ao resolver apenas os problemas quando estes já estão ocorrendo. Desta forma, muitos gastos não programados ocorrem, exigindo cotas extras, fazendo com que se perca o controle da inadimplência e que as obras custem mais do que se fossem previstas.
Veremos as próximas dicas para que possamos implantar essa metodologia do planejamento estratégico no condomínio.
1) Reflita sobre o condomínio antes de começar
O primeiro passo para desenvolver um planejamento estratégico de sucesso, é avaliar detalhadamente a situação atual do condomínio. É o momento para refletir sobre os principais custos e problemas, as melhorias desejadas e quais manutenções precisam ser feitas, tanto corretivas, quanto preventivas.
Com essas informações, cada um destes itens pode se transformar em uma meta a ser cumprida. É preciso ter um entendimento macro da situação para transformá-lo em objetivos que serão realizados em partes ao longo dos meses e anos.
2) Liste todas as tarefas por assuntos
Após a análise da situação atual, é necessário listar todas as tarefas que precisam ser cumpridas. Comece separando-as por setores, como: manutenção e conservação, pessoas, rotinas, contratos e oportunidades de melhorias, por exemplo. Assim fica mais fácil de gerir cada um dos temas e lembrar de todas as demandas.
3) Separe o que é ordinário e o que é extraordinário
É chegado o momento de separar quais destas tarefas são ordinárias e quais são extraordinárias. As primeiras ocorrem com frequência, como a manutenção dos jardins, que costuma ser semanal ou quinzenal. Já as extraordinárias são realizadas em um período mais espaçado, mas também são importantes, como a impermeabilização de lajes.
Após estabelecer as tarefas, crie um cronograma para cada setor, respeitando a frequência ideal para que cada uma delas ocorra.
4) Comece pelas ações de curto prazo e planeje o futuro
Comece com as ações mais urgentes, mas não perca de vista o futuro. Um problema que comumente precisa ser atacado no início da gestão é a inadimplência. Defina negociações para deixar as contas em dia, mas não se restrinja a isso no controle financeiro.
Contabilize despesas futuras, que irão obrigatoriamente ocorrer, como é o caso de manutenções que ocorrem a cada cinco ou dez anos. Estipule a ordem de grandeza do investimento e inicie um fundo para a obra. É mais provável que os condôminos mantenham as contas em dia se uma cota extra de poucos reais for adicionada por muitos anos, ao contrário de quando uma parcela de alto valor é subitamente acrescentada à taxa mensal.
Outra vantagem é que com o dinheiro e tempo disponíveis, é possível escutar diversos especialistas e fazer vários orçamentos, além da possibilidade de barganhar o valor final da obra.
5) Reveja as soluções
É preciso ter um olhar crítico com os processos adotados no condomínio. Vale dedicar um tempo no planejamento estratégico do condomínio para rever questões como luz, água e portaria, por exemplo.
Que tal procurar um orçamento para a instalação de painéis solares visando economizar energia elétrica? Outra solução econômica pode ser adotar uma solução de portaria remota para reduzir custos e reforçar a segurança do local.
6) Tire as ideias do papel
O condomínio precisa de um planejamento estratégico nas mãos das pessoas e não em gavetas. Um erro comum é desenvolver todo o planejamento estratégico e deixá-lo no papel. Porém, para ter resultados, é preciso envolver todos os interessados no processo.
Para uma boa adesão, é preciso reforçar os convites para os debates, enviar informativos e receber sugestões abertamente. Também é vital que todos sejam informados das decisões tomadas. Assim, crescem as chances do processo trazer bons frutos.
Criar e executar um planejamento estratégico pode ser cansativo no início. É um processo que exigirá dos envolvidos, mas que compensará ao longo dos anos e até décadas. Pode ser a solução para que as contas fiquem em ordem, o condomínio tenha todas as manutenções em dia e ainda preserve as relações cordiais entre os moradores.
Outra vantagem é que com o planejamento estratégico do condomínio, as questões ficam mais claras para todos, trazendo confiança e transparência para a gestão.
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