A organização é essencial para a saúde financeira do condomínio.
A prestação de contas nada mais é que a comprovação de toda movimentação financeira do condomínio. Com ela, os condôminos têm acesso ao valor total da receita, gastos, fundo de reserva e, ainda, à projeção dos gastos futuros.
O síndico é a pessoa que tem como obrigação prestar contas ao condomínio, de acordo com os artigos 22 da Lei 4591/64 (a Lei do Condomínio) e 1348 do Código Civil, anualmente ou quando é exigido por algum morador. Mas é importante ressaltar que o síndico deverá relatar receita e despesas do condomínio mensalmente.
Caso você seja síndico e esteja se preparando para prestar contas, deve saber que a organização começa um ano antes, quando acontece a assembleia ordinária anual onde é apresentada a previsão orçamentária. Assim, no final do período de 12 meses, todos os condôminos poderão avaliar o que foi planejado X o que foi cumprido.
Transparência é fundamental para começar a organizar a prestação de contas. Todos os documentos devem ser organizados em uma pasta física ou digitalizada (recomendamos que você tenha os documentos nas duas versões para se assegurar caso algum documento se perca). É importante ressaltar que, para manter a organização na hora de prestar contas, o síndico deverá estar em dia com a prestação mensal ao condomínio. E isso facilitará bastante o trabalho na hora de fazer a prestação anual.
Se você já é um síndico cliente da Evolution, sabe que damos todo o suporte mensalmente e também nas assembleias ordinárias anuais. Preparamos tudo enquanto você cuida de outras demandas do condomínio.
Mas se você ainda não é nosso cliente e por se tratar de uma tarefa bastante complexa, que exige muito cuidado e atenção, nós preparamos algumas dicas para você manter a organização na hora de prestar contas.
1.Reúna a documentação necessária
Faça um levantamento de todos os documentos (contratos, notas fiscais, orçamentos, etc) que servirão de comprovação para os relatórios.
Você precisará dos seguintes dados:
Receitas do mês;
Despesas do mês;
Saldo inicial, entradas, saídas e saldo final financeiro juntamente com o extrato da conta do condomínio;
Situações de inadimplência do condomínio;
Seguros e certificados obrigatórios;
Gasto com alguma reforma ou manutenção inesperada e que não estava prevista nas despesas mensais;
Orçamentos realizados e aprovados.
2.Crie relatórios
Com todos os dados em mãos, faça os seguintes relatórios:
Relatório do Orçamento: neste relatório você precisará consultar o orçamento de gastos e receitas decidido no início da gestão para comparar com o que foi feito, analisando a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.
Relatório de Receitas: aqui você deverá dividir os dados em condôminos adimplentes e inadimplentes, pois, no segundo caso, deverá acrescentar multas por atraso na taxa condominial. Aqui também entram receitas geradas pelo aluguel do salão de festas, por exemplo.
Relatório de Despesas: divida em três contas para facilitar a compreensão (despesas fixas, variáveis e extras).
Inadimplência: aqui é importante destacar porcentagem de apartamentos inadimplentes, quantidade de cotas, valor por unidade e ações tomadas para redução do índice.
Balancete: é o resumo das despesas e receitas do condomínio, bem como o saldo do mês e o saldo atual.
3.Planilha de prestação de contas de condomínio
Lembra que no começo deste artigo falamos sobre você manter os documentos do condomínio armazenados em uma pasta física, mas também digitalmente? Isso é muito importante, pois ela deve estar sempre acessível a todos os moradores.
Além disso, comentamos anteriormente sobre todos os relatórios que o síndico deverá apresentar. Para facilitar a organização e a apresentação dos dados, recomendamos que você crie uma planilha de prestação de contas do condomínio onde estarão concentrados todos os dados atualizados e disponíveis para quem quiser ver.
4.Software de gestão para facilitar o processo
Uma alternativa moderna, prática e ágil para ajudar no processo de prestação de contas é utilizar um bom software de gestão.
Sistemas condominiais de gestão financeira disponibilizam todas as informações digitalmente, facilitando o acesso aos dados e a organização de despesas passadas. Outros benefícios são: mobilidade e facilidade em consultar os dados, maior transparência na administração, melhora na comunicação entre síndico e moradores, automatização de tarefas burocráticas e centralização dos documentos de prestação de contas.
Aqui na Evolution, todos os meses disponibilizamos as prestações mensais digitalizadas, como também disponibilizamos o material físico no condomínio. Sem maiores dores de cabeça e com total transparência.
Quando o síndico deve prestar contas?
A prestação de contas anual acontece durante a Assembleia Geral Ordinária, quando os condôminos se reúnem para aprovar as despesas dos últimos 12 meses e a previsão orçamentária do ano seguinte.
Essa assembleia deve acontecer no início do ano ou de acordo com o prazo estipulado pela convenção do condomínio.
O que fazer quando não há convocação para Assembleia Geral Ordinária no prazo estipulado?
Os moradores têm o direito de convocar uma assembleia a partir de um abaixo-assinado com a assinatura de um quarto dos condôminos, caso o síndico não faça a convocação, conforme prevê o Art. 1.350.
O Art. 206 § 3o assegura também que os moradores têm até 3 anos para exigirem a prestação de contas de síndicos anteriores. O síndico tem o papel fundamental para manter a organização na hora de prestar contas ao condomínio.
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